企業担当者向け 操作・運用マニュアル

このシステムは、求人と応募者を管理し、応募者へ一次面接の専用URLを案内し、回答を人が確認して採否を決めるためのものです。上から順に進めれば、初めての方でも運用できます。

• アプリから送信できるのは、一次面接の招待メールです。採用・不採用の結果通知は自動送信されません。
• 求人を「公開中」にしても、Indeed、ハローワークなどへ自動掲載されません。外部媒体の操作は人が行います。
• AIの表示は確認の補助です。採用・不採用の最終判断は、必ず権限を持つ担当者が行います。
• 組織メンバーの招待メールは自動送信されません。利用者には別の安全な方法で案内します。
• 初期パイロットでは文字面接を使用し、音声回答、AIによる自動評価、SMS、履歴書ファイルのアプリ内アップロード・転送など未承認の機能は使いません。履歴書を通常メールで代替送付するよう応募者へ求めません。

オーナーまたは管理者が、次の項目をすべて確認し、社内で本番開始を承認してから運用します。ひとつでも未確認なら、架空データでの練習に戻ります。

• システム管理責任者が、実施日、対象求人、対象人数、責任者、停止担当者を記載した「本番利用可」の文書を発行した。
• 本番URL、ログイン、パスワード再設定、企業名、権限、採用窓口が正しい。
• 本番AuthのSite URLと許可するredirect URL、SMTPと回復メール、境界防御とIP制限をシステム管理責任者が確認した。
• 求人条件、質問、評価項目、実務課題を、作成者とは別の担当者が読み直した。
• 個人情報の利用目的、保存期間、削除依頼、別の面接方法、事故時の連絡手順を社内承認した。
• 現行アプリは企業固有の通知提示を自動確認しないため、共通の「個人情報の取り扱いについて」だけで代用せず、自社の正式なプライバシー通知を応募者が同意前に読める方法で案内したことを、担当者が確認した。
• 一次面接メールの非送信診断と、自社管理の架空応募者を使ったテスト送信が成功した。
• 最初は1〜3名、単一求人、文字面接、営業時間内で行い、即時停止できる責任者を決めた。
• 不採用は申請者とは別のオーナーまたは管理者が確認できる体制を用意した。

ログイン画面から、自分専用のメールアドレスとパスワードでログインします。公開の新規アカウント登録はありません。アカウントがない場合は、システム管理者へ作成を依頼してください。

• パスワードを忘れた場合は「パスワードをお忘れの方」から再設定メールを1通だけ送り、最新のメールを同じブラウザーで開きます。
• 再設定リンクを開いた後は、画面の確認ボタンを押してから新しいパスワードを設定します。古いメールのリンクは使いません。
• アカウントは承認されたプラットフォーム管理者が事前に作成します。アプリのオーナー／管理者が作成できるのは、既存アカウントへの組織招待だけです。
• 組織の招待メールは届きません。招待された人は https://interview.itechnologyjapan.co.jp/login?redirect=%2Finvite%2Faccept からログインし、企業名と権限を確認して受諾します。
• 複数企業へ所属している場合は、作業する企業を選択します。画面右上の企業名と権限を毎回確認します。
• 共有アカウント、ブラウザーへのパスワード共有、メールでのパスワード送付は禁止です。

オーナーまたは管理者は「設定」から、組織情報、担当者、個人情報の保存方針を確認します。初回組織作成は事前に許可された責任者だけが行います。通常の担当者は新しい組織を作成しません。

• owner（オーナー）：全体責任、オーナー管理、重要な最終判断を行います。
• admin（管理者）：組織、担当者、個人情報設定と採用運用を管理します。
• recruiter（採用担当者）：求人、応募者、レビュー、判断、通知記録、外部媒体タスクを扱います。
• reviewer（確認担当者）：氏名などの本人情報を見ず、回答と評価を確認します。
• auditor（監査担当者）：氏名などの本人情報を見ず、監査に必要な情報を確認します。
• 退職・異動者は速やかに停止し、有効なオーナーを必ず1名以上残します。
• 保存期間の設定は方針の記録です。期限到来データを自動削除する機能ではないため、削除は責任者へ引き継ぎます。

「応募元管理」から、ハローワーク、求人媒体、自社サイト、紹介会社などを登録します。応募者登録や外部媒体タスクで選べるようになります。

• 種類、表示名、必要な窓口名や外部識別子だけを入力します。
• 外部媒体のパスワード、APIキー、秘密情報は絶対に保存しません。
• 使わなくなった応募元は履歴を消さず、使用停止にします。

「求人管理」から「求人を作成する」を開き、まず基本情報を下書き保存します。その後、求人編集画面の各項目を上から順に設定します。

• 求人名、公開用slug、部署、雇用形態、採用予定人数、締切、勤務地、仕事内容を入力します。
• 雇用条件、必須・歓迎条件、評価項目、面接設計と質問、必要な実務課題、応募元の紐付けを設定します。
• 文字回答を有効にし、利用中の面接設計と少なくとも1つの有効な質問を用意します。初期運用では音声回答を無効にします。
• 年齢、性別、国籍、家族、宗教、信条、病歴、障害名、顔、視線、声質など、職務上不要な情報を質問や採点へ含めません。
• 実務課題は短時間で終わる評価用に限定し、実案件の無償作業にしません。
• 「公開中」はアプリ内の求人状態です。外部媒体への掲載は別途、人が行います。
• 応募者へ案内する前に、別の担当者が条件、質問、評価項目、連絡先を読み直します。

「応募者管理」から「応募者を登録・取り込む」を開きます。最初の少人数パイロットでは、1名ずつの手動登録を推奨します。

• 手動登録では、求人、応募元、氏名、確認済みの連絡先、応募日時など、業務に必要な最小限だけを入力します。
• 重複候補が出ても自動統合されません。連絡先、求人、応募日時、応募元を確認し、別人と確認できた場合だけ新規登録します。
• CSVはUTF-8、1 MiB以下、500行以下、100列以下です。ファイル選択、列の対応付け、内容確認、結果確認の順に進めます。
• CSVのエラー行は登録されません。重複行ごとに、スキップまたは別人として登録を明示します。
• 登録後、応募詳細で求人、応募元、氏名、メールアドレスを再確認します。
• 画面に表示された変更可能な状態だけを使い、面接を案内する応募を「面接準備中」へ進めます。

応募詳細の「面接招待」で、応募者、宛先、企業、求人、7日間の期限、送信元、返信先を一項目ずつ確認します。メール運用の本番開始チェックが終わるまでは実行しません。

• メールが正しい場合は「URLを発行してメール送信する」、メールを使えない場合は「URLのみ発行する」を選びます。
• 送信元は「採用一次面接システム <noreply@notify.itechnologyjapan.co.jp>」、返信先は saiyo@itechnologyjapan.co.jp です。
• URLは画面に一度だけ表示されます。必要な場合だけコピーし、公開チャット、共有資料、個人メモへ貼りません。
• 「送信を受け付けました」は送信事業者の受付であり、応募者の受信箱へ届いた証明ではありません。重ねて送りません。
• 「確認中」「一時待機」「結果を確定できない」の場合は、同じ画面にURLと「同じ内容でメール送信を再確認する」が表示されている間だけ、表示された時刻まで待って再確認します。
• 再読み込み後などでURLや再確認ボタンが表示されない場合は再送せず、既存URLを失効してから新しいURLを発行します。
• 「抑止」「送信失敗」「メールなし」の場合は、本人確認済みの別の正規な方法でURLを案内し、管理者へ連絡します。
• 宛先変更、招待無効、再試行上限が表示された場合は送信せず、既存URLを失効させ、情報確認後に再発行します。
• 誤送信やURL漏えいに気付いた場合は、ただちに「面接URLを失効させる」を実行し、採用責任者へ連絡します。

応募者が開始すると面接中、すべて完了すると面接完了になります。担当者は応募詳細で状態を確認し、応募者が回答中の画面を操作したり、完了を代行したりしません。

• 期限間近の面接をダッシュボードで確認します。
• 応募者から無効・期限切れの連絡があった場合は、古いURLの状態を確認し、必要な場合だけ失効・再発行します。
• 送信結果不明を、新しいURLの発行や二重送信で解決しません。
• 応募者から届いた面接URLや回答全文を、通常のメールや社内チャットへ転記しません。

応募詳細から「面接結果と最終判断」を開き、確定済みの回答と実務課題を確認します。AIの表示がなくても、人間によるレビューを続けられます。

• 評価項目、必須条件、実務課題、根拠、不足情報、矛盾、全体メモを確認します。
• 評価メモへ氏名、メール、電話番号、配慮の申出、保護属性を書きません。応募者からの質問も採点根拠にしません。
• 公平性の確認後に下書きを保存し、すべて確認できた場合だけレビューを提出します。提出後は編集できません。
• 情報が足りない場合は追加確認とし、無理に採用・不採用を確定しません。
• 採用は権限を持つ担当者が確認画面から確定します。
• 不採用は申請者とは別のオーナーまたは管理者が承認します。同一人物による自己承認はできません。
• 最終判断だけでは、結果通知や外部媒体タスクは自動作成・自動送信されません。

面接案内メールと採否結果通知は別の機能です。採否結果は、アプリで文面を作成・承認した後、会社が承認した外部メールなどで人が送信し、送信後に事実だけをアプリへ記録します。

• 「応募者への結果通知」で下書きを作成します。実名などは入力せず、{{candidate_name}}、{{job_title}}、{{organization_name}}のまま件名と本文を保存します。
• 保存した版について人の承認を申請し、承認者が文面を読み直して承認します。
• 承認済みの件名・本文を会社指定の外部メールへ安全に転記し、外部メール上でだけ置き換え項目へ正しい情報を入れ、宛先と内容を再確認して送信します。
• 実際に送った後だけ、手段と確認欄を選び「手動送信済みとして記録」します。このボタン自体はメールを送りません。
• 後から確認した事実だけを、配達確認済み、配達失敗、不達として記録します。
• 失敗・不達の再送は待機時間と回数上限を確認し、人が行います。自動再送はありません。

ハローワークや求人媒体への結果登録は自動ではありません。対象の応募元がある場合は外部媒体タスクを作り、人が媒体へ登録した後に完了を記録します。

• 結果通知画面で期限と担当者を選び、外部媒体タスクを作成します。
• 「通知・外部媒体タスク」から詳細を開き、必要なら担当者と期限を保存します。
• 外部媒体を別タブで開き、人がログインして結果を登録します。認証情報はアプリへ保存しません。
• 媒体側で登録が終わった後だけ、確認欄にチェックして完了として記録します。
• 完了や取消は元に戻せないため、対象求人と応募者を再確認します。

ダッシュボードとタスク一覧を確認し、期限や対応漏れを残さないようにします。個人情報を持ち出さず、作業を終えたらログアウトします。

• 期限間近の面接、担当者確認待ち、結果通知待ち、外部媒体対応待ちを確認します。
• 送信結果不明、配達失敗、期限切れ、重複候補を放置しません。
• 共有端末ではログアウトし、ダウンロードしたCSVや資料が残っていないか確認します。
• 退職・異動者のアカウント停止、削除依頼、保存期限到来は、責任者へ引き継ぎます。

操作を続けず、まず被害の拡大を止めます。通常の運営担当者は、システムの秘密設定、データベース、メール事業者の設定を直接変更しません。

• 誤宛先やURL漏えい：対象URLを直ちに失効し、送信を止めて採用責任者へ連絡します。
• 送信結果不明やタイムアウト：同じ画面にURLと再確認ボタンがある間だけ、表示時刻後に同じ内容を再確認します。表示されない場合は再送せず、既存URLを失効してから新しいURLを発行します。
• アカウントの不正利用が疑われる：オーナーまたは管理者が対象者を停止し、監査記録を残します。
• 500エラー、ログイン不能、表示情報の誤り：入力を止め、発生時刻、画面名、対象の応募ID、行おうとした操作だけを控えます。
• 連絡メールへ、パスワード、面接URL、回答全文、履歴書、健康情報、本人確認書類を書いたり添付したりしません。